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Protokoll bei Veranstaltungen

  • Silke Freudenberg

Ein unverzichtbarer Erfolgsfaktor für eine gelungene Planung und Durchführung

Bei der Organisation von offiziellen Veranstaltungen wird spezielles Fachwissen benötigt, um einen reibungslosen Eventablauf und eine professionelle Gästebetreuung zu gewährleisten. Verletzte Empfindlichkeiten – beispielsweise durch eine inkorrekte Begrüßung oder Platzierung – haben schon manchen Gast verärgert oder gar zur Beendigung von Geschäftsbeziehungen geführt.

Um Fettnäpfchen vorzubeugen und den Event zu einem nachhaltig positiven Erlebnis für alle Beteiligten zu machen, lernen Sie in diesem Seminar das Protokoll und die offiziellen Regeln im geschäftlichen Umgang kennen. Das Wissen wird in theoretischer und praktischer Form vermittelt. Selbstverständlich können Sie das Gelernte auch gleich am Beispiel Ihrer eigenen Events anwenden.

Ihr Nutzen / Lernziele

  • Sie lernen die Hintergründe und Vorteile der protokollarischen Veranstaltungsorganisation kennen.
  • Sie erkennen, wie bei offiziellen Begegnungen Fehler der Akteure verhindert werden können. Dabei geht es auch um den Schutz der Personen in ihrer Rolle und hierarchischen Stellung.
  • Sie erfahren die Unterschiede zwischen Protokoll und Etikette.
  • Sie lernen die Rollen und Verantwortungsbereiche der Personen kennen, die das Protokoll bei Veranstaltungen managen.
  • Sie erhalten protokollarisches „Handwerkszeug“, mit dem Sie das Erlernte direkt bei Ihren eigenen Events anwenden können.
  • Sie schaffen durch die protokollarischen Regeln und das korrekte Handeln eine vertrauensvolle und wertschätzende Atmosphäre.
  • Sie stärken Ihre eigene Sicherheit und Souveränität bei der Eventorganisation und im Auftreten bei Veranstaltungen.

Inhalte

  • Geschichte, Entwicklung und Funktionen des Protokolls
  • Abgrenzung zwischen Protokoll und Etikette
  • Grundregeln, Symbole und Rituale im Protokoll
  • Protokollarische Rangfolgen – z.B. bei der Beflaggung, Begrüßung, Rednerreihenfolge und Platzierung
  • Gestaltung eines Eventablaufs nach protokollarischen Kriterien
  • Protokollarisch korrekte Gästebetreuung – mit besonderer Beachtung von VIPs
  • Umgang mit Unvorhersehbarkeiten

Methodik

Folgende Methoden werden eingesetzt:

  • Präsentation
  • Fallbeispiele
  • Einzel- und Gruppenarbeit
  • Erfahrungsaustausch und Gruppendiskussion

Zielgruppe

Dieses Seminar richtet sich grundsätzlich an alle Personen, die sich für Fragen professioneller Protokollarbeit und Eventorganisation interessieren. Besonders geeignet sind die Themen für

  • Event-Manager und -Organisatoren
  • Fachkräfte im Bereich Protokoll, Gästebetreuung und Besucherdienst
  • Führungskräfte, Assistenzen und Sekretariate
  • Fachkräfte im Messe-, Hotel- und Gastronomiegewerbe (Bankettabteilungen)
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